INFORMACIÓN DE INTERÉS GENERAL El presente documento y sus posibles anexos, redactados en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPD-GDD 3/2018) y en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD UE 2016/679) recogen las medidas de índole técnica y organizativa mínimas para garantizar la protección, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los recursos afectados por lo dispuesto en las citadas normativas de Protección de Datos. El artículo 5.1.f del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determina la necesidad de establecer garantías de seguridad adecuadas contra el tratamiento no autorizado o ilícito, contra la pérdida de los datos personales, la destrucción o el daño accidental. Esto implica el establecimiento de medidas técnicas y organizativas encaminadas a asegurar la integridad y confidencialidad de los datos personales y la posibilidad (artículo 5.2) de demostrar que estas medidas se han llevado a la práctica (responsabilidad proactiva). Las medidas de seguridad deberán garantizar entre otras: la seudonimización, y el cifrado; la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas de información; la restauración de los datos; y la supervisión de su implantación a través de procesos de verificación y evaluación periódica. De conformidad con la normativa vigente, se destacan un conjunto de principios que los responsables y encargados del tratamiento deben tener en cuenta en el transcurso de su actividad: • Principio de “licitud,transparencia ylealtad”, que consiste en que los datos deben ser tratados de manera lícita, leal y transparente para el interesado. • Principio de “limitación de la finalidad” que implica, por una parte, la obligación de que los datos sean tratados con una o varias finalidades determinadas, explícitas Página 3 www.asaican.com y legítimas y, por otra, que se prohíbe que los datos recogidos con unos fines determinados, explícitos y legítimos sean tratados posteriormente de una manera incompatible con esos fines. • Principio de “minimización de datos”, es decir, que los datos sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados. • Los datos, según el “principio de exactitud”, deben ser exactos y, si fuera preciso, actualizados, debiendo adoptarse todas las medidas razonables para que se rectifiquen o supriman los datos inexactos en relación a los fines que se persiguen. • El principio de “limitación del plazo de conservación” está relacionado con el de minimización. Igual que solo pueden tratarse los datos adecuados, pertinentes y necesarios para una finalidad, la conservación de esos datos debe limitarse en el tiempo al logro de los fines que el tratamiento persigue. Una vez que esas finalidades se han alcanzado, los datos deben ser borrados o, al menos, desprovistos de todo elemento que permita identificar a los interesados. • Principio de “integridad y confidencialidad”. Básicamente, impone a quienes tratan datos la obligación de actuar proactivamente con el objetivo de proteger los datos que manejan frente a cualquier riesgo que amenace su seguridad. A tenor del tipo de tratamiento que se han puesto de manifiesto, las medidas mínimas de seguridad a tener en cuenta son las siguientes:
MEDIDAS ORGANIZATIVAS INFORMACIÓN QUE DEBERÁ SER CONOCIDA POR TODO EL PERSONAL CON ACCESO A DATOS PERSONALES Todo el personal con acceso a los datos personales deberá tener conocimiento de sus obligaciones con relación a los tratamientos de datos personales y serán informados acerca de dichas obligaciones. La información mínima que será conocida por todo el personal será la siguiente: www.asaican.com
DEBER DE CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO • Se deberá evitar el acceso de personas no autorizadas a los datos personales, a tal fin se evitará: dejar los datos personales expuestos a terceros (pantallas electrónicas desatendidas, documentos en papel en zonas de acceso público, soportes con datos personales, etc.), esta consideración incluye las pantallas que se utilicen para la visualización de imágenes del sistema de videovigilancia. Cuando se ausente del puesto de trabajo, se procederá al bloqueo de la pantalla o al cierre de la sesión. • Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lugar seguro (armarios o estancias de acceso restringido)durante las 24horas del día. • No se desecharán documentos o soportes electrónicos (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción. • No se comunicarán datos personales o cualquier información personal a terceros, se prestará atención especial en no divulgar datos personales protegidos durante las consultas telefónicas, correos electrónicos, etc. • El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finalice la relación laboral del trabajador con la empresa.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS Se informará a todos los trabajadores acerca del procedimiento para atender los derechos de los interesados, definiendo de forma clara los mecanismos por los que pueden ejercerse los derechos (medios electrónicos, referencia al Delegado de Protección de Datos si lo hubiera, dirección postal, etc.) teniendo en cuenta lo siguiente: • Previa presentación de su documento nacional de identidad o pasaporte, los titulares de los datos personales (interesados) podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad. El responsable del tratamiento deberá dar respuesta a los interesados sin dilación indebida. • Para el derecho de acceso se facilitará a los interesados la lista de los datos personales de que disponga junto con la finalidad para la que han sido recogidos, la identidad de los destinatarios de los datos, los plazos de conservación, y la identidad del responsable ante el que pueden solicitar la rectificación supresión y oposición al tratamiento de los datos. Página 4 www.asaican.com • Para el derecho de rectificación se procederá a modificar los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos atendiendo a los fines del tratamiento. • Para el derecho de supresión se suprimirán los datos de los interesados cuando los interesados manifiesten su negativa u oposición al consentimiento para el tratamiento de sus datos y no exista deber legal que lo impida. • Para el derecho de portabilidad los interesados deberán comunicar su decisión e informar al responsable, en su caso, sobre la identidad del nuevo responsable al que facilitar sus datos personales. El responsable del tratamiento deberá informar a todas las personas con acceso a los datos personales acerca de los términos de cumplimiento para atender los derechos de los interesados, la forma y el procedimiento en que se atenderán dichos derechos.
VIOLACIONES DE SEGURIDAD DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL • Cuando se produzcan violaciones de seguridad DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, como por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos personales se notificará a la Agencia Española de Protección de Datos en término de 72 horas acerca de dichas violaciones de seguridad, incluyendo toda la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos que hubieran dado lugar al acceso indebido a los datos personales. Se realizara notificación de los hechos.
CAPTACIÓN DE IMÁGENES CON CÁMARAS Y FINALIDAD DE SEGURIDAD (VIDEOVIGILANCIA) • UBICACIÓN DE LAS CÁMARAS: Se evitará la captación de imágenes en zonas destinadas al descanso de los trabajadores. •
UBICACIÓN DE MONITORES: Los monitores donde se visualicen las imágenes de las cámaras se ubicarán en un espacio de acceso restringido de forma que no sean accesibles a terceros. • CONSERVACIÓN DE IMÁGENES: Las imágenes se almacenarán durante el plazo máximo de un mes, con excepción de las imágenes que sean aportadas a los tribunales y las fuerzas y cuerpos de seguridad. •
DEBER DE INFORMACIÓN: Se informará acerca de la existencia de las cámaras y grabación de imágenes mediante un distintivo informativo donde mediante un pictograma y un texto se detalle el responsable ante el cual los interesados podrán ejercer su derecho de acceso. En el propio pictograma se Página 5 Página 6 www.asaican.com podrá incluir el texto informativo. En la página web de la Agencia disponen de modelos, tanto del pictograma como del texto. •
CONTROL LABORAL: Cuando las cámaras vayan a ser utilizadas con la finalidad de control laboral según lo previsto en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, se informará al trabajador o a sus representantes acerca de las medidas de control establecidas por el empresario con indicación expresa de la finalidad de control laboral de las imágenes captadas por las cámaras. •
DERECHO DE ACCESO ALAS IMÁGENES: Para dar cumplimiento al derecho de acceso de los interesados se solicitará una fotografía reciente y elDocumento Nacional de Identidad del interesado, así como el detalle de la fecha y hora a la que se refiere el derecho de acceso. • No se facilitará al interesado acceso directo a las imágenes de las cámaras en las que se muestren imágenes de terceros. En caso de no ser posible la visualización de las imágenes por el interesado sin mostrar imágenes de terceros, se facilitará un documento al interesado en el que se confirme oniegue la existencia de imágenes del interesado.
MEDIDAS TÉCNICAS IDENTIFICACIÓN • Cuando el mismo ordenador o dispositivo se utilice para el tratamiento de datos personales y fines de uso personal se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades. Deben mantenerse separados los usos profesional y personal del ordenador. • Se recomienda disponer de perfiles con derechos de administración para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el acceso a los datos personales. Esta medida evitará que en caso de ataque de ciberseguridad puedan obtenerse privilegios de acceso o modificar el sistema operativo. • Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas electrónicos. La contraseña tendrá al menos 8 caracteres, mezcla de números y letras. • Cuando a los datos personales accedan distintas personas, para cada persona con acceso a los datos personales, se dispondrá de un usuario y contraseña específicos (identificación inequívoca). • Se debe garantizar la confidencialidad de las contraseñas, evitando que queden expuestas a terceros. En ningún caso se compartirán las contraseñas ni Página 7 www.asaican.com se dejarán anotadas en lugar común y el acceso de personas distintas del usuario.
DEBER DE SALVAGUARDA A continuación se exponen las medidas técnicas mínimas para garantizar la salvaguarda de los datos personales: •
ACTUALIZACIÓN DE ORDENADORES Y DISPOSITIVOS: Los dispositivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales deberán mantenerse actualizados en la media posible. •
MALWARE: En los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento automatizado de los datos personales se dispondrá de un sistema de antivirus que garantice en la medida posible el robo y destrucción de la información y datos personales. El sistema de antivirus deberá ser actualizado de forma periódica. •
CORTAFUEGOS O FIREWALL: Para evitar accesos remotos indebidos a los datos personales se velará para garantizar la existencia de un firewall activado en aquellos ordenadores y dispositivos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de datos personales. •
CIFRADO DE DATOS: Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos, se deberá valorar la posibilidad de utilizar un método de encriptación para garantizar la confidencialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la información. •
COPIA DE SEGURIDAD: Periódicamente se realizará una copia de seguridad en un segundo soporte distinto del que se utiliza para el trabajo diario. La copia se almacenará en lugar seguro, distinto de aquél en que esté ubicado el ordenador con los ficheros originales, con el fin de permitir la recuperación de los datos personales en caso de pérdida de la información. Las medidas de seguridad serán revisadas de forma periódica, la revisión podrá realizarse por mecanismos automáticos (software o programas informáticos) o de forma manual. Considere que cualquier incidente de seguridad informática que le haya ocurrido a cualquier conocido le puede ocurrir a usted, y prevéngase contra el mismo. Página 8 www.asaican.com
REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO Tratamiento: Clientes Finalidad del tratamiento Gestión y control de la relación con los Clientes. Descripción de las categorías de Clientes y de las categorías de datos personales: Clientes: Personas con las que se mantiene una relación comercial como cliente. Categorías de datos personales: Los necesarios para el mantenimiento de la relación comercial. Facturar De identificación: nombre y apellidos, NIF, dirección postal, teléfonos, email Características personales: estado civil, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad Datos bancarios: para la domiciliación de pagos Datos de Salud: Cuestionarios de salud. Las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales: Administración tributaria Bancos y entidades financieras Gestoría Cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos: Los previstos por la legislación fiscal respecto a la prescripción de responsabilidades Tratamiento: Candidatos Finalidad del tratamiento Gestión de la relación con los candidatos a un empleo en la empresa Descripción de las categorías de candidatos y de las categorías de datos personales: Candidatos: Personas que desean trabajar para el responsable del tratamiento Página 9 www.asaican.com Categorías de datos personales: Los necesarios para gestionar los curriculum de posibles futuros empleados De identificación: nombre, apellidos, dirección postal, teléfonos, e-mail Características personales: estado civil, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad y otros excluyendo datos de raza, salud o afiliación sindical Datos académicos Datos profesionales Las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales: No se contempla Cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos: Un año desde la presentación de la candidatura Tratamiento: Proveedores Finalidad del tratamiento Gestión de la relación con los proveedores Descripción de las categorías de proveedores y de las categorías de datos personales: Proveedores: Personas con las que se mantiene una relación comercial como proveedores de productos y/o servicios Categorías de datos personales: Los necesarios para el mantenimiento de la relación laboral De identificación: nombre, NIF, dirección postal, teléfonos, e-mail Datos bancarios: para la domiciliación de pagos Cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos: Los previstos por la legislación fiscal respecto a la prescripción de responsabilidades Página 10 www.asaican.com Tratamiento: Video vigilancia Finalidad del tratamiento Seguridad de las personas y bienes Descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales: Interesados: Personas que accedan o intenten acceder a las instalaciones Categorías de datos personales: Imágenes Las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales: Administración tributaria Cuerpos y fuerzas de seguridad del estado Cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos: Un mes desde su grabación
